Wertvoller Austausch

Ein Teammeeting sollte ein produktiver, interessanter und ergebnisorientierter Austausch sein. Doch um eine Besprechung effizient für alle Beteiligten durchzuführen, heißt es „gewusst wie“:

1. Einladung und Agenda: Definieren Sie genau, welches Ziel das Meeting hat und wer dabei ist. Erstellen und verteilen Sie eine detaillierte Agenda im Voraus, damit alle Teilnehmenden wissen, worum es geht und sich vorbereiten können. Laden Sie nur die Mitarbeitenden ein, deren Anwesenheit notwendig ist, um das Ziel des Meetings erreichen zu können
2. Pünktlichkeit: Beginnen und beenden Sie das Meeting pünktlich. Halten Sie sich an die in der Agenda vorgesehenen Zeitrahmen für jeden Punkt. Machen Sie Pausen – ab 60 Minuten Besprechungszeit sollten Sie eine Pause von zirka 10 Minuten einplanen.
3. Technik-Check: Prüfen Sie Ihre technischen Geräte (Projektor, TV, PC etc.) die Sie einsetzen wollen, vorher genau auf Funktionalität und sicheren Umgang.
4. Unnötige Ablenkung: Vermeiden Sie Störungen. Handys sollten in einem Meeting immer zumindest auf „stumm“ gestellt sein.
5. Durchführung: Leiten und führen Sie das Meeting strukturiert, indem Sie die Agenda Punkt für Punkt abarbeiten.
6. Austausch: Beziehen Sie Ihre Teilnehmenden mit ein, zum Beispiel durch offene Fragen. Es sollen alle ihre Meinungen oder Vorschläge einbringen können. Das schafft auch Motivation zur Zielerreichung. Achten Sie darauf, dass alle gut zuhören, wenn jemand etwas sagt.
7. Protokollierung: Halten Sie alles aus dem Meeting schriftlich fest, am besten durch einen vorab festgelegten Protokollanten. Wichtige Punkte, Entscheidungen und zugewiesene Aufgaben, die nach dem Meeting schriftlich geteilt werden können, zeigen noch einmal klar, wer für was und bis wann verantwortlich ist.

Ein wertvoller Schritt kann für Sie als Führungskraft zudem sein, wenn Sie sich nach einem Meeting ein Feedback von allen einholen – so finden Sie heraus, was gut läuft und was noch zu verbessern ist. So können Sie als Führungskraft sicherstellen, dass Ihre Meetings zielgerichtet und produktiv für Ihre Zielsetzungen sind.

Meetings sind der Ort, an dem Menschen zusammenkommen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Hier treffen Sie auf die unterschiedlichsten Persönlichkeiten – auch solche, die den Erfolg des Meetings gefährden können. Lernen Sie mit den Charakteren in Ihrem Unternehmen umzugehen:

Streitsüchtige – lassen Sie sich auf nichts ein, nie provozieren und bleiben Sie ruhig und verhalten in Ihren Aussagen. Ziehen Sie die…